Il nuovo scenario della tecnologia alberghiera
come scegliere un PMS e RMS per hotel
Fino a pochi anni fa, scegliere un PMS (Property Management System) o un RMS (Revenue Management System) era una decisione riservata a poche catene.
Pochi fornitori, prezzi elevati e bassa adozione tecnologica.
Oggi tutto è cambiato.
La tecnologia si è democratizzata: ci sono decine di soluzioni, costi accessibili e piattaforme pensate per qualsiasi tipo di hotel dal boutique indipendente alla catena internazionale.
Ma questa abbondanza ha un effetto collaterale: più scelta non significa automaticamente più valore. Molti albergatori investono in software che restano sottoutilizzati o non integrati, perdendo tempo, dati e margini.
Come evitare questo errore? Partiamo dalle basi.
1. Cultura e formazione: la tecnologia non funziona senza persone
Il miglior RMS o PMS non serve a nulla se chi lo utilizza non ha la cultura del dato.
Ogni reparto reception, booking, housekeeping, F&B deve conoscere le logiche di “revenue” e capire come il proprio lavoro influisce sui risultati.
Senza formazione e allineamento interno, ogni investimento tecnologico parte con il freno a mano tirato.
Il PMS e l’RMS non sono software “da usare”, ma strumenti strategici che aiutano a prendere decisioni migliori.
La tecnologia amplifica l’intelligenza del team, non la sostituisce.
2. Data Quality: se inserisci dati sbagliati, otterrai risultati sbagliati
“Garbage in, garbage out” — spazzatura entra, spazzatura esce.
Un PMS o RMS può essere potente, ma se i dati inseriti sono incompleti o imprecisi (prenotazioni, cancellazioni, segmenti, soggiorni), le analisi e le tariffe consigliate saranno distorte.
Crea KPI chiari e incentiva il personale a mantenere i dati aggiornati e coerenti.
Un dato di qualità non è un dettaglio tecnico, ma un vantaggio competitivo.
3. Data Capability: il PMS è la base di tutto
Prima di acquistare un RMS, verifica che il tuo PMS sia in grado di fornire dati granulari e connettersi in tempo reale.
Se il tuo sistema non esporta informazioni pulite o non comunica con altri strumenti, l’RMS non potrà funzionare al 100%.
In quel caso, meglio investire prima in un PMS moderno, aperto e con API aggiornate.
4. Usabilità: la semplicità è un valore strategico
Un PMS complicato rallenta il lavoro e riduce la qualità dei dati.
Un’interfaccia intuitiva, accessibile da mobile e facile da comprendere anche per chi non è tecnico, migliora produttività e precisione.
Quando valuti una soluzione, non chiederti solo “cosa può fare”, ma anche “quanto tempo mi fa risparmiare ogni giorno”.
5. Open API e integrazione: la chiave dell’efficienza
Un PMS o RMS chiuso, senza API aperte, è come un hotel con le porte bloccate.
Le API (Application Programming Interface) sono ciò che consente ai sistemi di parlare tra loro PMS, RMS, Channel Manager, CRM, Booking Engine.
Se il tuo PMS non ha API moderne o limita le integrazioni per motivi commerciali, stai tagliando fuori la possibilità di innovare.
Oggi l’interoperabilità vale più della potenza del singolo software.
6. System Sync: PMS e RMS devono “parlarsi” davvero
L’integrazione tra PMS e RMS è come un puzzle: se i pezzi non appartengono allo stesso disegno, il risultato sarà sempre distorto.
Il flusso di dati prenotazioni, disponibilità, cancellazioni deve essere sincronizzato in tempo reale.
Solo così l’RMS può fornire suggerimenti tariffari affidabili e il PMS può aggiornare i canali di vendita senza errori o ritardi.
7. Right Fit: non esiste una soluzione universale
Ogni RMS è pensato per un tipo diverso di hotel:
Alcuni sono ideali per resort stagionali (come Atomize o Lybra).
Altri per catene con più strutture (Duetto, IDeaS, Flyr).
Altri ancora per boutique e indipendenti (Smartpricing, Revbell, Braini RMS).
La scelta non deve basarsi sul nome più noto o sul consiglio di un collega, ma su dimensioni, mercato, stagionalità e risorse interne.
8. Valid Output: se devi correggere sempre l’RMS, c’è un problema
Dopo 12 mesi di utilizzo, un buon RMS deve ridurre le decisioni manuali, non aumentarle.
Se ti ritrovi a modificare continuamente i suggerimenti del sistema, qualcosa non va:
o l’algoritmo non è tarato sui tuoi dati,
o manca fiducia nel processo.
Un RMS non deve sostituire il revenue manager, ma diventare il suo copilota.
Scegliere il PMS o l’RMS giusto non significa inseguire la moda del momento.
Significa costruire un ecosistema digitale coerente, dove dati, persone e cultura lavorano insieme per migliorare il profitto.
Nel 2025, la vera differenza non sarà tra chi ha un RMS e chi no, ma tra chi sa usarlo in modo strategico e chi lo vede solo come un software in più da pagare.
La tecnologia, da sola, non genera valore.
La cultura, i dati e le connessioni — sì.
Fonte:
Articolo originale di Enzo Aita – RMS Decoded: How to Pick the Right System for Your Hotel, pubblicato su HyperGuest (ottobre 2025).
Adattamento e versione italiana per Hospitality Talks.
